Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Publié le : 12 juillet 20224 mins de lecture

Une dématérialisation de document définit un processus facile pendant lequel un format numérique remplace un document papier. La dématérialisation sert donc à passer du papier de manière directe au numérique avec certains outils de gestion électronique de documents. Il est à préciser que les avantages sont là. Mais lesquels ?

Favoriser la dématérialisation, un gain de temps et un gain de place considérable

Supprimer les documents papier peut notamment entraîner un gain de temps considérable pour les collaborateurs d’une société. Sans aucun doute au niveau du partage et de la recherche : les équipes vont se montrer très réactives et vont passer peu de temps à réaliser des tâches chronophages et des processus de validation et de traitement… La dématérialisation optimise la qualité de vie professionnelle en simplifiant l’accès au télétravail dans les sociétés. Par ailleurs, une numérisation de documents peut réduire les risques de perte de contenus en garantissant une meilleure traçabilité. D’autre part, les solutions d’archivage sont remplacées avantageusement par un système de dématérialisation, qui est une meilleure solution pour gagner plus d’espace, surtout au niveau foncier, dans une entreprise.

Quel avantage au niveau de l’archivage et des économies ?

L’archivage papier peut coûter très cher et oblige la possession d’un espace de stockage plus dimensionné, composé de classeurs et de feuilles ou quelques documents mal rangés. En conséquence, la recherche va être chronophage et fastidieuse, avec un gros risque d’erreur. L’archivage numérique est alors devenu faisable et accepté par la loi du numérique. Par contre, les entreprises ont dû attendre quelques années plus tard pour s’affranchir complètement du papier, quand la Loi a mis en considération l’obligation de garder les justificatifs papiers de toutes les notes de frais. Le projet de dématérialisation peut alors réduire un bon nombre de dépenses, mais également de matériels (scanners, photocopieuses, mobiliers), les traitements de documents ainsi que leur archivage, la facture d’énergie en liaison avec la gestion et la conservation de documents.

Quel avantage au niveau des processus d’entreprise et du télétravail ?

La dématérialisation est le meilleur outil pour accélérer les processus métier dans une entreprise, car elle améliore la gestion de vos flux de documents. Traiter un document au format papier demande un travail de vérification et d’identification des données, avant la distribution au service concerné. Pour le processus de dématérialisation GED, une automatisation peut courir sur la chaine, la technologie de reconnaissance et la réception de vos factures. La dématérialisation peut bouleverser l’organisation générale du travail en entreprise en simplifiant le travail fait simultanément par les collaborateurs sur un projet à l’aide d’un portail en ligne et quelques outils électroniques.

Plan du site